ACERVO ACADÊMICO DA UNIVERSIDADE DO PLANALTO CATARINENSE (UNIPLAC): MANUTENÇÃO, GUARDA E ACESSO AOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Leandro Buratto

Resumo


Este estudo teve por objetivo desenvolver uma aplicação desktop que auxilie a UNIPLAC em seu ofício cotidiano e legitimado a organizar, conservar, manter e tornar acessível a guarda dos documentos do acervo acadêmico. O projeto surgiu através da necessidade de criar um meio informatizado de organização para o acervo acadêmico da instituição, de acordo com a portaria MEC nº 1.224/2013, a qual prevê que normas sobre a manutenção e guarda dos documentos acadêmicos das Instituições de Ensino Superior (IES). A portaria MEC nº 1.224/2013 em seus três primeiros artigos, traz recomendações interessantes para as IES: o acervo acadêmico será composto de documentos e informações definidos no Código de Classificação de Documentos (CCD) e na Tabela de Temporalidade Documental (TTD), que as IES devem manter organizado, conservado e de fácil acesso o acervo sob sua guarda, além de indicar o Depositário do Acervo Acadêmico (DAA) da instituição. Atualmente a UNIPLAC não possui modelo informatizado para auxilio nos processos técnicos de identificação e de descrição dos documentos, que compõem o acervo acadêmico. O acesso à informação e o controle do acervo são realizados com registros manuais, possuindo apenas como classificação geral: ensino de graduação, lato sensu ou stricto sensu, permanente ou ativo, sem descarte por temporalidade ou outro critério. A partir destas informações, iniciaram-se os procedimentos metodológicos, sendo estes: uma pesquisa acerca da história e da legislação arquivística, pois cada documento possui um prazo para permanecer no acervo da IES (conforme tabela de temporalidade documental – TTD); utilização do método ágil Scrum para programação desktop através da criação de diagramas de sequência e classes utilizando a notação UML (Unified Modeling Language); e para a implantação desktop foi utilizado a linguagem de programação C# e IDE (Integrated Development Envorment) Microsoft Visual Studio 2015. Após o esboço do programa realizou-se uma reunião com a Secretaria Acadêmica da universidade para as demandas da organização para este tipo de sistema. De acordo com Schwaber e Sutherland (2013) reuniões diárias consideradas o coração do Scrum, pois é através destas que se especifica e elaboram-se as demandas necessárias para que surja uma versão utilizável do produto. A partir disto, o sistema passou a ser estruturado conforme as necessidades da instituição. Em seguida, após o desenvolvimento do programa, ocorrerá a implantação na UNIPLAC para que seja possível verificar a assertividade e melhoria nos processos de documentos universitários. Por fim, realizar-se-á uma análise conclusiva sobre o desenvolvimento e aplicação do sistema, a fim de verificar se haverão necessidades futuras a serem sanadas. Uma vez que o modelo informatizado participará de todo arquivamento de documentação discente, a relevância social deste trabalho encontra-se na possibilidade de contribuir na ampliação do conhecimento acerca da documentação institucional, bem como na melhoria da qualidade do serviço prestado pela universidade, sem deixar de ressaltar que quanto menos tempo se leva para localizar o que se necessita, mais tempo há para que se construa conhecimento.

Palavras-chave


Arquivo; tecnologia; sistema; universidade; agilidade



REVISTA UNIPLAC
ISSN 2447-2107
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