ACURACIDADE: ANÁLISE DE SUA IMPORTÂNCIA PARA O CONTROLE DE ESTOQUE

Adelar Salomon, Rafael Peletti

Resumo


RESUMO



INTRODUÇÃO: A empresa estudada tem no seu setor de almoxarifado uma poderosa ferramenta que amplia o funcionamento contínuo de equipamentos pela diminuição do tempo de reparo e alimentação do processo produtivo. O almoxarifado é responsável por manter estocados itens de manutenção elétrica, mecânica, materiais de expediente e insumos de produção. O setor também é responsável pela administração e compra de matéria-prima para a manufatura de seu produto e controle de ferramental de manutenção. Isto requer uma melhor organização nas atividades do setor e numa melhoria dos procedimentos de armazenagem e separação e entrega de materiais. A situação problemática está na falta de acuracidade no controle de estoque, causando compras desnecessárias e sem planejamento, com clima ruim entre clientes internos nas solicitações de materiais do almoxarifado. Assim pretende-se identificar procedimentos que venham a melhorar as atividades no almoxarifado e ao mesmo tempo corresponder as expectativas de seus colaboradores quanto a um melhor controle de todos os itens estocados, tendo assim aumento da acurácia e confiabilidade nas informações. Por isso a importância de se ter um controle apurado dos itens e confiabilidade nas informações sobre os itens administrados por este setor. Diante dos processos de administração de recursos materiais, pretende-se analisar a confiabilidade das informações sobre o controle de estoque. O fato de o setor de almoxarifado não estar ligado diretamente ao setor de produção, passa a ter fundamental importância nas tomadas de decisões da empresa. O controle de estoque pode direcionar os recursos financeiros da organização para um melhor aproveitamento deste. Neste sentido, o tema em estudo é uma oportunidade fundamental para a empresa. Pois, atualmente o mercado exige que as empresas sejam dinâmicas e com o domínio da informação sobre os seus processos internos. Desta forma o setor de almoxarifado desempenha um importante papel dentro das organizações, pois é a porta de entrada de materiais para as diversas áreas da empresa. Com informações precisas sobre os materiais que circulam pelo almoxarifado e sua destinação, a alta direção pode tomar decisões de forma coerente e sensata. OBJETIVOS: São resultados que se pretende atingir. Objetivo Geral: Melhorar a confiabilidade das informações (acuracidade) do almoxarifado. Objetivos Específicos: . Organizar os materiais nas prateleiras por famílias de itens; . Analisar critério de cadastramento de itens; . Implantar sistema de ponto de pedido, ou estoque mínimo; . Identificar os pontos de gargalos do setor de almoxarifado; . Melhorar os procedimentos existentes para armazenagem/separação e entrega de materiais; . Efetuar inventário geral de estoque, aplicar a classificação ABC, medir a acuracidade; e Implantar uma sistemática de inventário cíclico ou rotativo. METODOLOGIA: A metodologia utilizada foi estudo de caso, por analisar e interpretar as variáveis da empresa em estudo. Ao se enfatizar a necessidade de escolher o melhor método para apresentar, teve-se que priorizar as idéias e o conhecimento de vários autores, segue-se com o objetivo de melhorar a confiabilidade das informações do almoxarifado da empresa. Valendo-se de informações de Jung (2004,) quanto à aplicação da metodologia. A sessão de metodologia de um projeto é basicamente o roteiro para execução da pesquisa. O relatório de pesquisa (denominado no meio acadêmico de monografia, dissertação ou tese) será elaborado a partir dos resultados obtidos pela aplicação da metodologia. Não se aplica pesquisa com a abordagem qualitativa e nem quantitativa, pois o foco do projeto de estágio está em desenvolver e apresentar propostas ao setor de almoxarifado conforme os objetivos específicos destacados. CONSIDERAÇÕES FINAIS: O estudo que abrange esse trabalho teve como objetivo geral melhorar a confiabilidade das informações (acuracidade) do almoxarifado. O tema objeto de estudo deste trabalho “Acuracidade: Análise de sua importância para o controle de estoque”, será descrito suas análises e interpretações seguindo a ordem pré-estabelecida pelos objetivos específicos. A seguir estão tratados os objetivos específicos propostos, através dos conceitos e explicações dos autores pesquisados e apresentados no referencial teórico deste trabalho. 1 - Os procedimentos de organização dos materiais nas prateleiras por famílias de itens (rolamentos, parafusos, materiais elétricos, etc) foram executados. 2 - Ao analisar critério de cadastramento de itens na empresa em estudo, identificou-se duplicidade de cadastro e sem critério adequado, o total de itens era de 1892. Após a análise, viu-se a necessidade de definir um critério para cadastramento de itens e filtragem dos itens duplicados. Do total de 1892 itens, com a filtragem de itens duplicados, reduziu-se para 1235 itens (redução de 35% no número de itens cadastrados). 3 - Implantado o sistema de ponto de pedido com base na movimentação a cada três meses e avaliação dos setores/ clientes. A implementação se deu com a ferramenta disponível no sistema da empresa e que não era usada. O ponto de pedido se alterava caso a movimentação alterasse. Para itens de compra fora da praça ou importação, usa-se a fórmula abaixo para controle de ponto de pedido: A fórmula usada para tal é: PP = C x TR + ER, onde C = Consumo médio, TR = Tempo de reposição e ER = Estoque reserva/segurança. 4 - Com base em análise de movimentação do setor de almoxarifado, encontrou-se como pontos de gargalos, a conferência de material técnico, recebimento de materiais e preenchimento de requisições. Os materiais técnicos (elétricos e mecânicos) estavam cadastrados conforme nota fiscal e muitas vezes como conjunto, assim ficava difícil saber do que se tratava, pois na descrição do item, notou-se que uma letra mudava toda a aplicação do item. O recebimento de materiais era realizado pela mesma porta de acesso para entrega de materiais, atrapalhando um ao outro e não existia um local específico para conferência, o material espalhado pelo chão no momento da conferência. Procedimento de recebimento sugerido à empresa adotar: A portaria comunica a chegada do transportador e encaminha ao almoxarifado, que recebe a mercadoria e confere a quantidade de volumes com a NF e manifesto de transporte e libera a transportadora. As requisições eram preenchidas pelo almoxarife no momento da retirada do item, isto implicava em acúmulo de pessoas e influenciando negativamente na acuracidade. 5 - A armazenagem/separação e entrega de materiais fora melhorada com a designação de um almoxarife para tal procedimento. Ainda, destaca-se que o almoxarife do turno comercial passa a ser o responsável pela separação e armazenamento. E o almoxarife do turno de revezamento passa a somente ajudar na função conforme a sua disponibilidade. As requisições passaram a ser preenchidas pelo solicitante no seu setor. 6 - O inventário geral foi realizado e executado de 24 a 26/10/2014 por 08 pessoas (colaboradores). Vale dizer que o setor do almoxarifado ficou fechado e as solicitações que houveram neste período foram separadas para lançamento posterior ao procedimento de inventário. O inventário fora executado da seguinte maneira: Emitida a listagem com a quantidade do dia 24/10/2014; Emitida a listagem sem quantidade para contagem; Distribuído uma prancheta e lápis para cada um dos envolvidos; Foi distribuída a listagem para contagem por família de itens e conforme finalizada a folha, era entregue outra para dar continuidade na contagem e um colaborador do setor de controladoria ajustava o estoque conforme as folhas de contagem retornavam. Após a realização do inventário se aplicou a classificação ABC. De acordo com Dias (2009) uma análise ABC tem como intuito o levantamento de informações sobre o consumo médio anual dos produtos em valores monetários mantidos em estoque, onde as porcentagens de utilização podem seguir um determinado padrão estipulado pela empresa, de acordo com seu segmento. Após a realização do inventário, pode-se calcular a acurácia dos controles. O cálculo dos itens é realizado através das fórmulas: Acurácia = (Número de itens com registros corretos/ Número total de itens) x 100 Com as informações do calculo e inventario realizado, verifica-se que dos 1235 itens do estoque, apenas 305 estão corretos, equivalendo a um índice geral de acuracidade de 24,7%, i.e., a cada 100 itens consultados apenas 25 estão com informações corretas entre o físico e o sistema. Ainda, salienta-se que para os itens “A” a cada 10 itens do estoque 4 estão corretos, sendo que para estes, corresponde a 42,33% de itens certos. Desta forma a curva mostra que os itens críticos estão com maior acerto dentre os demais. 7 - Através das observações realizadas na empresa, descreve-se que o almoxarifado era aberto 24 horas, após realização do inventário. Foi definido um horário das 10:00 as 15:00 horas para realização de inventário rotativo e organização do estoque, neste horário o almoxarifado fica fechado e atendimentos de emergências trata-se com exceção e com a autorização imediata da supervisão ou coordenação. Com a realização deste trabalho, os índices tendem a melhorar de forma gradativa e contínua, aumentando a confiabilidade no sistema de gerenciamento de estoque, otimizando os recursos de compras e contribuindo também com os índices de produtividade.

Palavras-chave


Acuracidade, Controle de estoque, Almoxarifado.



REVISTA UNIPLAC
ISSN 2447-2107
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