Gestão de estoques: Organização e estabelecimento de rotinas

RAFAEL PELETTI, VANESSA SALVATI

Resumo


A Sapataria foi escolhida como empresa para este trabalho, que tem como tema “Gestão de estoques: Organização e estabelecimento de rotinas”, por ser uma empresa que tem uma marca reconhecida na cidade de Lages, com uma boa localização e mesmo assim ainda necessita de auxílio para a realização de atividades administrativas, bem como o estabelecimento de rotinas que visem minimizar os gastos e, principalmente manter a fidelidade dos clientes. Na abertura da empresa o proprietário trabalhava sozinho, mas com o passar dos anos e o aumento da demanda foi necessário a contratação de empregados, atualmente conta com seis funcionários, dentre um supervisor e demais sapateiros. Com esse aumento no trabalho também foi necessário ampliar a oficina, antes instalada junto a sede da sapataria. Atualmente a oficina fica a menos de duzentos metros da matriz, o que facilita a logística do transporte dos sapatos e bolsas para conserto. Dentre os serviços prestados estão: Colocação de sola, meia sola, tacão, colocação de salto, pintura de sapato, pintura e ajustes de bolsas, além de ajustes rápidos como zíperes, tachas, ajustes de cintos, cadarços, etc. Para embasar este trabalho primeiramente observamos a rotina da empresa como um todo, desde o tratamento os recursos humanos até a gestão de compras e formação de preços. No quesito compras de suprimentos não existe uma logística com rotinas organizadas. As compras são feitas de acordo com a experiência do proprietário no negócio. Tendo em vista também a disponibilidade do capital de giro ser baixa, não é feito nenhum tipo de programação antecipada de compra de matéria-prima, muitas vezes, somente após a não mais existência de estoque de determinado material é que a compra é acionada. Uma das principais dificuldades da Sapataria é gestão dos estoques, tanto de matéria-prima quanto dos produtos acabados. Não existe sistema de controle de estoques, métodos simples como PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai) nunca foram utilizados. Funções de controle de estoques como: Previsões, quando comprar, quanto comprar, número máximo de produtos a serem mantidos no estoque, classificação ABC, Just in Time, etc., também não são utilizadas de forma técnica, o ponto de pedido que pudesse ser estabelecido é detectado pelo proprietário através de sua experiência no negócio, isso significa que a empresa não funciona perfeitamente na sua ausência, pois não existem planos pré-estabelecidos de compra e gestão de estoques. A administração financeira era feita integralmente pelo proprietário, desde então passou a ser terceirizada na pessoa de um consultor que se encarrega pela parte bancária, de contas a pagar e contas a receber além do pagamento dos funcionários. A contabilidade também foi terceirizada. Houve essa necessidade de terceirização devido à dificuldade que o proprietário estava tendo em controlar todos os setores da empresa e também segregar suas despesas pessoais das despesas da empresa, o que é comum nesse tipo de negócio familiar. A Sapataria utiliza os princípios da administração de serviços empiricamente, de acordo com a experiência adquirida nestes diversos anos do seu proprietário na execução dos trabalhos. A satisfação do cliente, por exemplo, é primada através do bom atendimento e dos serviços prestados com excelência, qualquer serviço que seja prestado em desacordo ao que espera o cliente é imediatamente corrigido. Da mesma forma que ainda não são prestados serviços como, busca ou entrega dos sapatos, um programa de fidelização ou ainda promoções ou descontos em períodos específicos. Portanto, importantes questões da administração de serviços, como gestão da qualidade, organização do trabalho para atendimento ao cliente, marketing de serviços, e-business e administração econômico-financeira, entre outras são incorporadas aos serviços prestados de uma forma geral não havendo um programa ou planejamento específico para esta área da administração. A gestão da Sapataria tem apresentado atualmente alguns problemas, principalmente no que se refere aos estoques. A classificação dos serviços a serem feitos e dos já concluídos através de ficha de registro faz com que o controle fique muito difícil, ocasionando, muitas vezes, falha no controle, e até mesmo, o extravio de produtos (calçados e bolsas). Além disso, outro problema enfrentado pela empresa são os calçados e as bolsas que são deixados para conserto e o cliente não retorna dentro do prazo de 90 dias estabelecidos na ficha de serviço para sua retirada. Isso desequilibra o fluxo de caixa, além de causar sérios problemas de espaço e estocagem. A centralização do controle nas mãos do proprietário também causa certo desequilíbrio na administração das rotinas da empresa, visto que a falta de informatização dos pontos exige um grande empenho quanto à supervisão e fiscalização do serviço, assim como dos setores de gestão, pessoal e financeiro. Como sugestão de melhoria este projeto é movido pela intenção de fidelizar e cativar novos clientes, e atendê-los rapidamente, através de uma reformulação de vários setores da empresa, pois a partir do momento em que a empresa se estabelece fortemente no mercado, através de políticas internas sólidas e pleno controle do negócio, os clientes serão uma consequência dessas ações. Para se conseguir chegar ao principal objetivo que é a melhor gestão dos estoques, aplicamos as ferramentas do 5S nos estoques utilizando os seguintes objetivos específicos:

ü Realizar inventário físico geral: formalizar, sistematizar, classificar, criar novo modelo e controlar o estoque;

ü Sugerir um banco de dados contendo informações de níveis de estoques, andamento dos serviços, dados dos clientes, e controle de pessoal (como ponto e contagem de horas);

ü Estabelecer critérios de controle de qualidade a serem seguidos como rotina, como: checagem do serviço realizado antes da entrega ao cliente para possíveis reparos; triagem dos serviços mais simples e dos mais complexos, visando estabelecer prazos de entrega diferenciados; criar rotinas de racionalização da matéria-prima buscando o melhor aproveitamento possível;

ü Estabelecer um fluxograma de rotinas de serviço para a sapataria; e

ü Estudar formas de diminuição do estoque de produtos prontos (há mais de noventa dias sem retirada pelos proprietários); bem como dos produtos que não foram consertados por estarem no aguardo da permissão do proprietário.

Segundo Maximiano (2000, p. 29) “A prática compreende as soluções criadas no mundo das organizações reais. A teoria compreende os conhecimentos abstraídos dessa prática e sistematizados”. Quando se fala em administração de materiais temos: Dias (1995) o objetivo da classificação de materiais é definir uma catalogação, simplificação, especificação, normalização, padronização e codificação de todos os materiais componentes do estoque da empresa. A necessidade de um sistema de classificação é primordial para qualquer departamento de materiais, pois sem ela não pode existir um controle eficiente dos estoques, procedimentos de armazenagem adequados e uma operacionalização do almoxarifado de maneira correta. Na prática foi necessário aplicar o Programa 5S para que se tivesse verdadeira noção de quais eram, realmente, as necessidades da empresa. Isto se deu porque os estoques estavam um pouco confusos com relação ao que era produto de uso diário, ao que era estoque de produto acabado e que não seria entregue, e ao que ainda esperava ser retirado pelos clientes. Para isso foi necessário, primeiramente, separar o útil do inútil, descartando tudo que poderia estar somente poluindo o ambiente, depois foram organizados todos os setores da empresa com prioridade para aqueles itens de uso diário, juntamente com a higienização dos ambientes e materiais. Com base no inventário físico e na análise ABC aplicada, determinamos alguns parâmetros que devem ser levados em consideração em um novo modelo de armazenagem. Foram estabelecidos tipos específicos de embalagens para matérias-primas, como: Cadarços (seccionados por cor), saltos (caixas catalogadas específicas), solados (caixas catalogadas específicas), ilhós e botões (embalagem sugerida: copos descartáveis), tintas (separadas por cor e frequência de uso). Separamos os botões pela sua cor e tipo e como recipiente usamos copos descartáveis transparentes que possibilitam a melhor visualização dos produtos, tanto pelos clientes quanto pelos funcionários. Foi proposto novas formas de armazenamento dos produtos acabados a serem entregues (até 90 dias). Prateleiras com numeração do 1 ao 10, assim seria inserida a embalagem de acordo com o algarismo final da ficha de serviço, facilitando a entrega, evitando extravios e excesso de tempo de espera. Proposto padronização na embalagem de entrega dos calçados e bolsas. Sugestão do estabelecimento do ponto de pedido que para ser implantado é de suma importância o levantamento periódico dos estoques, além do estabelecimento de qual será o start para a compra de matérias-primas.

Palavras-chave


Gestão de estoque; Organização; 5S.



REVISTA UNIPLAC
ISSN 2447-2107
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